A l’origine, un mail
Enfocus Switch rentre dans la danse
- Réception automatique des mails
- Chargement des données XML
- Ecriture des informations dans le système d’information via une BDD
- Archivage de la facture PDF
Désormais tout mail entrant déclenche l’exécution du flux de traitement des factures. Le fichier XML est chargé en métadonnées et ces dernières seront utilisées à plusieurs endroits dans le flux dont bien sûr les requêtes d’écriture dans la base de donnée du système d’information.
Quant au PDF, ce dernier est bien archivé comme attendu dans le dossier des factures.
A noter qu’Enfocus Switch vous permet de paramétrer tous ces éléments selon vos propres spécifications.
In fine, le système d’information
Une fois les données poussées dans la base, tout système d’information peut dès lors piocher dans ces informations et les représenter de manière utile. Ici nous avons créé une mini-page web où une personne de l’administration ou de la comptabilité pourra à tout loisir consulter la listes des factures reçues via mail. Pour la présentation graphique, nous avons utilisé par facilité un code CSS existant accessible en téléchargement ici : https://codepen.io/jackrugile/pen/EyABe
Bien sûr, l’interface aurait pu être bien plus riche. Tri ascendant/descendant, champs de recherche, filtres…Mais l’essentiel n’était pas là là.
En conclusion
La transformation numérique des entreprises entraîne de profonds changements dans la société mais aussi et surtout de très intéressantes possibilités de traitements automatisés de la donnée. Ici un flux Switch permet en effet de faire communiquer des systèmes tiers sans intervention humaine et sans la moindre ligne de code. Certes, nous avons écrit quelques lignes de PHP ici mais c’est anecdotique. L’important c’est qu’entre la réception du mail, son analyse et son exploitation, un seul outil aura suffi. Pas besoin de passer par des cycles de beta-testing intenses, tout est visuel et facilement modifiable.
Vous avez entraperçu dans ce blog poste la chaîne d’Hotels IBIS. J’ai choisi de ne pas la cacher car j’avais envie de leur rendre crédit. Peut-être cela incitera t-il toutes les chaines du groupe et celles de leur concurrent à opter eux-aussi pour la facture dématérialisée en PDF certes mais en XML également. Evidemment, l’exploitation de ces XMLs sera peut-être à ajuster par chaîne. A moins qu’un standard de la facture éléctronique n’ait été établi ?
Si vous aussi vous souhaitez mettre en place des flux automatisés de traitement de vos données, n’hésitez pas à nous solliciter. Enfocus Switch est un logiciel issu du monde graphique mais preuve est faite ici que sa souplesse d’utilisation le rend utile dans bien des domaines !
A bientôt !
